Mantenere le vostre transazioni
1. Esecuzione di acquisizioni dati (Richieste di pagamento)
Quando i pagamenti vengono eseguiti con la procedura di pagamento "Richiesta di pagamento della parte del merchant (manuale o automatica)" (vedere la finestra "Parametri globali della transazione", sezione "Procedura della richiesta di pagamento predefinita", della pagina Informazioni tecniche dell'account), viene richiesto l'intervento dell'utente quando lo stato della transazione è "5 - Autorizzato". L'autorizzazione rappresenta solo una prenotazione dell'importo sulla carta/sul conto del cliente o un confronto con una blacklist. Essa NON costituisce un pagamento.
Per acquisire manualmente un pagamento, consultare innanzitutto la transazione tramite la schermata di selezione "Visualizza le transazioni", dopo di che fare clic sul pulsante "Conferma il pagamento (cattura data)" in fondo alla pagina dei dettagli dell'ordine e confermare il pagamento.
Nei dettagli della transazione verrà visualizzata una nuova riga recante lo stato "91 - Pagamento in corso". Una volta che è stata ricevuta la conferma dell'acquisizione dati da parte dell'acquirente, lo stato passerà a "9 - pagamento accettato". Questo stato indica che abbiamo richiesto all'acquirente di prelevare il denaro che era stato prenotato o confrontato con una blacklist e di trasferirlo sul conto bancario dell'utente. Poiché è l'acquirente a procedere al trasferimento dell'importo sul conto bancario dell'utente, non ci è possibile indicare la tempistica esatta entro cui si riceverà l'importo.
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2. Eliminazione o Rimborso di un Pagamento
2.1 Eliminazione o Rimborso di un Pagamento
L'eliminazione di un pagamento è l'operazione con cui si annulla una richiesta di pagamento inviata all'acquirente. L'eliminazione di un pagamento è possibile solo per i pagamenti con carta di credito. L'eliminazione di un pagamento non implica normalmente alcun prelievo di denaro dal conto bancario del cliente (nessun addebito né accredito sul conto bancario del cliente).
Limitazioni: è possibile eliminare un pagamento il giorno dell'acquisizione dati fino al cutover, in base alla configurazione dell'account. Il "cutover" è l'ora in cui inviamo tutte le richieste di pagamento all'acquirente. Esso può variare a seconda dell'acquirente, ma corrisponde generalmente alle ore 16.00 o 24.00 CET. Qualora il cliente cambiasse idea dopo tale scadenza, sarà necessario procedere a un rimborso per restituire il denaro.
Come? per eliminare un pagamento, consultare la transazione tramite la schermata di selezione "Visualizza le transazioni", fare clic sul pulsante "Annulla il pagamento" in fondo alla pagina dei dettagli dell'ordine e confermare l'annullamento.
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2.2 Rimborso di un pagamento
Il rimborso implica il successivo riaccredito sul conto bancario del titolare della carta dell'importo inizialmente addebitato. Entrambi i movimenti compaiono sull'estratto conto bancario del titolare della carta.
Limitazioni:
- E necessario abilitare l'opzione di rimborso dell'account (deve essere attivata da nostro team Assistenza clienti).
- L'acquirente deve consentire i rimborsi.
- Deve essere possibile eseguire rimborsi per il metodo di pagamento specifico. La disponibilità dell'opzione di rimborso dipende dall'abbonamento sottoscritto.
Se l'account non supporta la funzione di rimborso o l'acquirente non consente i rimborsi automatizzati, essi dovranno essere eseguiti direttamente dall'acquirente.
Come eseguire un rimborso?
E necessario innanzitutto consultare la transazione che si desidera rimborsare tramite la schermata di selezione "Operazioni > Visualizza le transazioni". Quando si richiamano i dettagli della transazione, fare clic sul pulsante "Rimborso", visualizzato in fondo alla pagina. Potete anche annotare un motivo per il rimborso.
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Il rimborso risulta superiore all'importo pagato? Per le carte di credito, è possibile effettuare un rimborso superiore all'importo pagato in origine. Tuttavia, occorre tenere conto delle limitazioni sopra indicate, insieme all'eventualità che l'acquirente con carta di credito supporti o meno questa possibilità di "rimborso eccedente". Inoltre, l'opzione Partial maintenance deve essere attivata sull'account, affinché sia possibile modificare l'importo originario nella panoramica della transazione. Se si desidera utilizzare questa funzionalità, è consigliabile contattare il nostro team Assistenza clienti. |
3. Esecuzione di Operazioni Speciali sulle Autorizzazioni
La richiesta di un'autorizzazione implica la verifica della validità della carta/del conto e la rispettiva disponibilità di fondi. Ogni acquirente può quindi prenotare l'importo di denaro specifico richiesto sulla carta/sul conto del cliente per un periodo di tempo predefinito e per uno specifico commerciante.
Oltre a richiederle, il nostro sistema consente anche di eliminare e rinnovare le autorizzazioni e di eseguire autorizzazioni manuali. Le ultime due operazioni sono possibili solo per i pagamenti con carta di credito.
3.1 Eliminazione di un'autorizzazione
Ogni volta che una transazione viene autorizzata significa che l'acquirente prenota temporaneamente un importo di denaro specifico sulla carta/sul conto del cliente (o che la richiesta viene confrontata con una blacklist) da corrispondere quando verrà richiesto il pagamento. Benché la nostra piattaforma consenta di eliminare un'autorizzazione, non tutti gli acquirenti supportano questo tipo di operazione.
Per eliminare un'autorizzazione tramite la nostra piattaforma, consultare la transazione tramite la schermata di selezione "Visualizza le transazioni" e fare clic sul pulsante "Annulla l'autorizzazione" in fondo alla pagina dei dettagli dell'ordine. Simuleremo comunque l'eliminazione dell'autorizzazione, anche nel caso in cui l'acquirente non supportasse l'operazione.
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3.2 Rinnovo di un'autorizzazione
Il periodo di validità di un'autorizzazione dipende dall'acquirente. L'esatto periodo di autorizzazione è specificato nel contratto stipulato con l'acquirente. Se l'autorizzazione non è stata seguita da un'acquisizione dei dati (richiesta di pagamento) entro questo periodo, l'autorizzazione potrebbe essere scaduta.
È possibile richiedere comunque il pagamento (senza un'autorizzazione valida), ma il pagamento potrebbe essere rifiutato (per esempio, in caso di fondi insufficienti).
Prima di richiedere il pagamento è possibile rinnovare l'autorizzazione nel back office. Ciò significa che si richiede all'acquirente di prenotare nuovamente il denaro. Tuttavia, è possibile che nel frattempo il titolare abbia utilizzato la sua carta e che non vi siano più fondi sufficienti per il pagamento.
Per rinnovare un'autorizzazione, consultare la transazione tramite la schermata di selezione "Visualizza le transazioni" e fare clic sul pulsante "Ripeti autorizzazione" in fondo alla pagina dei dettagli dell'ordine (se il pulsante non risulta subito disponibile, fare prima clic sul pulsante "Avanzate").
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Se l'autorizzazione originale è stata ottenuta con il protocollo 3-D Secure, le condizioni 3-D Secure originali potrebbero non essere più applicabili all'autorizzazione rinnovata. In conformità con le norma VISA International e MasterCard International, il cliente deve identificarsi ad ogni autorizzazione per beneficiare della garanzia 3-D Secure. Le condizioni della garanzia condizionata dei pagamenti 3-D Secure sono concordate esclusivamente tra il commerciante e il suo acquirente. Contattare l'acquirente per ulteriori informazioni. |
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3.3 Esecuzione di un'autorizzazione manuale
Talvolta l'acquirente non emette l'autorizzazione automaticamente, per esempio quando è stato raggiunto il limite di transazioni consentito. L'acquirente rifiuta l'autorizzazione e invia un messaggio che richiede di contattare il call center del commerciante dell'acquirente. Se si contatta l'acquirente e questi decide di emettere l'autorizzazione, potrebbe comunicare il codice di autorizzazione per telefono.
È possibile inserire il codice di autorizzazione comunicato dall'acquirente per telefono (o fax, ecc.) nel back office. Consultare la transazione tramite la schermata di selezione "Visualizza le transazioni". Quando si richiamano i dettagli della transazione, in fondo alla pagina verrà visualizzato un pulsante "Autorizzazione manuale" (se il pulsante non risulta subito disponibile, fare prima clic sul pulsante "Avanzate"). Inserire il codice di autorizzazione comunicato dall'acquirente nel campo accanto a "Autorizzazione manuale" e fare clic sul pulsante "Autorizzazione manuale".
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Il commerciante è pienamente responsabile dell'inserimento manuale del codice di autorizzazione, anche se successivamente la transazione passa allo stato 9 e non viene effettivamente eseguito alcun pagamento. Se si è stipulato un contratto 3-D Secure con l'acquirente, le condizioni 3-D Secure applicabili a una normale autorizzazione emessa tramite il protocollo 3-D Secure potrebbero differire da quelle per un'autorizzazione manuale. In conformità con le norma VISA International e MasterCard International, il cliente deve identificarsi ad ogni autorizzazione per beneficiare della garanzia 3-D Secure. Le condizioni della garanzia condizionata dei pagamenti 3-D Secure sono concordate esclusivamente tra il commerciante e il suo acquirente. Contattare l'acquirente per ulteriori informazioni. |
4. Operazioni Parziali e Multiple
Le operazioni parziali consentono di eseguire acquisizioni dati, annullamenti di autorizzazioni e rimborsi per un importo inferiore all'ordine originale.
La disponibilità delle opzioni per le operazioni parziali e multiple dipende dal tipo di abbonamento sottoscritto e se l'acquirente consente o meno tali operazioni.
Se l'opzione per le operazioni parziali è abilitata nell'account, in fondo alla pagina dei dettagli dell'ordine e accanto ai pulsanti per le operazioni di manutenzione vengono visualizzati campi di testo in cui è possibile inserire un importo.
Se l'opzione per le operazioni multiple è abilitata nell'account, accanto ai campi di testo in cui è possibile inserire un importo viene visualizzata un casella di controllo "Ultimo".
4.1 Operazioni parziali
Per eseguire un'acquisizione dati/un rimborso/un'eliminazione di autorizzazioni parziale è necessario andare alla pagina dei dettagli delle transazioni in fondo alla pagina, dove si trova il pulsante "Conferma il pagamento (cattura data)"/"Rimborso/"Annulla l'autorizzazione". Procedere come segue:
- Inserire l'importo parziale nel campo accanto al rispettivo pulsante (l'importo totale viene già inizializzato per impostazione predefinita).
- Fare clic sul rispettivo pulsante e confermare.
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Si preferiscono le operazioni automatizzate? Acquisizioni dati
Rimborsi
Eliminazione di autorizzazioni
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4.2 Operazioni multiple
Per eseguire un'acquisizione dati/un rimborso/un'eliminazione di autorizzazioni lasciando aperta la transazione per ulteriori operazioni di manutenzione, è necessario andare alla pagina dei dettagli delle transazioni in fondo alla pagina, dove si trova il pulsante "Conferma il pagamento (cattura data)"/"Rimborso/"Annulla l'autorizzazione".
- Inserire l'importo parziale nel campo accanto al rispettivo pulsante (l'importo totale viene già inizializzato per impostazione predefinita).
- Abilitare la casella di controllo "Ultimo" se questa è l'ultima operazione che si desidera eseguire sulla transazione OPPURE disabilitare la casella di controllo "Ultimo" se si desidera eseguire successivamente ancora un'altra operazione sulla transazione (per esempio, richiedere 50,00 EUR per le merci già spedite al cliente e richiedere l'importo residuo della transazione quando si spedirà il resto).
- Fare clic sul rispettivo pulsante e confermare.
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Si preferiscono le operazioni automatizzate? Acquisizioni dati
Refunds
Authorisation deletion
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5. Elimina una transazione
Come da nuovo regolamento GDPR, un nuovo tasto permette di eliminare in modo permanente tutte le informazioni contenute in una specifica transazione. Le informazioni verranno eliminate dopo 90 giorni dalla data della transazione originale. Se la transazione è stata effettuata da più di 90 giorni, i dati verranno eliminati entro 24 ore lavorative. Una volta eliminate, queste informazioni non potranno essere recuperate e non appariranno su alcun report MI. Assicurati, quindi, di eseguire tutti i report per cui sono necessarie queste informazioni sulla transazione prima di eliminare tutti i dati.Come eliminare una transazione:
- Vai al menù OPERAZIONI > VISUALIZZA TRANSAZIONI e individua il tasto “Imposta su” vicino a “Data di eliminazione”.
- Fai clic sul tasto. Viene visualizzata una finestra pop-up per confermare o annullare l’azione.
Domande frequenti
Nel menu dell'account Viveum, è possibile cercare facilmente le transazioni selezionando "Operations" (Operazioni) e facendo clic su "View transactions" (Visualizza le transazioni) o "Financial history" (Storia finanziaria), in funzione del tipo di risultati di transazione cercati.
Andare alla sezione Consultazione delle transazioni per ulteriori informazioni.
L'opzione Refunds (Rimborsi) deve essere attivata nell'account.
Per maggiori informazioni, visitare la sezione Mantenere le vostre transazioni.
È possibile eseguire i rimborsi solo su transazioni per cui i fondi sono già stati trasferiti sul conto bancario.
Un annullamento o una eliminazione possono essere eseguiti prima dell'elaborazione completa di un pagamento, ossia prima dell'ora di chiusura giornaliera dell'acquirente, in cui vengono elaborate tutte le transazioni del giorno precedente.
Per conoscere l'ora di chiusura dell'acquirente, si consiglia di verificare direttamente con l'acquirente.
Esistono diversi motivi per cui non è possibile rimborsare una transazione. Occorre tenere in considerazione quanto segue (a condizione che l'opzione Refund sia attivata nell'account):
- La transazione è in stato "incomplete" (incompleto), ad esempio uno stato in sospeso o errato (91,92, ecc.) che non consente l'operazione di rimborso.
- Se la transazione è autorizzata (stato 5), non è ancora stato effettuato il pagamento. In questo caso, occorre annullare l'autorizzazione invece di eseguire l'operazione di rimborso.
- Il metodo di pagamento utilizzato non supporta la funzionalità di rimborso, come nel caso di determinate carte di debito, metodi di Web banking e metodi di pagamento offline, ad esempio il bonifico bancario.