1. Home
  2. Aan de slag
  3. Accountbeheer
  4. Gebruik uw Viveum Account

Gebruik uw Viveum Account

1. Introductie

Hierna leggen we u uit hoe u gebruik kunt maken van uw Viveum account. Naar uw Viveum account wordt soms ook verwezen met de naam "backoffice".

2. Loginscherm

Om uw Viveum accountmenu te kunnen raadplegen, moet u zich in de backoffice aanmelden.

Naargelang in welke omgeving u wenst aan te loggen, moet u gebruik maken van één van de volgende URLs:

  • Test: https://viveum.v-psp.com/ncol/test/
  • Productie: https://viveum.v-psp.com/ncol/prod/

Om te verduidelijken in welke omgeving u bent aangemeld, wordt het Login-tabblad aangeduid met het label 'Identificeren TEST' of 'Identificeren Productie'.

Voordat u zich aanmeldt, kunt u nog steeds de omgeving veranderen door te klikken op de link "Toegang tot test" of "Toegang tot productie" onder het login formulier.

In elke omgeving kunt u inloggen met:

  • PSPID en Wachtwoord. Deze login-sectie wordt standaard getoond.

  • 'Gebruiker/userID', 'PSPID (Optioneel)' en 'Wachtwoord'. U kunt deze loginsectie laten verschijnen door de "Aanmelden als gebruiker" link aan te klikken. Gebruik deze mogelijkheid als uw account meer dan een geregistreerde gebruiker heeft en u als een van deze gebruikers wenst in te loggen.

Van zodra u bent aangelogd, wordt het accountmenu getoond bovenaan het scherm.

Het menu bestaat uit de volgende onderdelen:

  • 'Home'
  • 'Ondersteuning'
  • 'Configuratie'
  • 'Geavanceerd (optioneel)'
  • 'Operaties'

Om uw backofficesessie te beëindigen klikt u op "Afmelden".

3. Accountmenu

3.1 Home

Zodra u bent ingelogd, ziet u de homepage van uw account. Op de homepage vindt u algemene en technische berichten en aankondigingen over ons platform en specifieke waarschuwingen voor uw account (bv. voor transacties).

Als u voor de eerste keer inlogt (in TEST), dan krijgt u een lijst met te volgen stappen te zien.

Voor meer informatie, ga naar Uw Test Account aanmaken.

3.2 Ondersteuning

3.2.1 Menu Ondersteuning

In onze rubriek 'Ondersteuning' vindt u:

  • Integratie- en gebruikershandleidingen
  • Veelgestelde vragen (FAQ)
  • Platformreleases (met informatie over onze meest recente platformwijzigingen)
  • Contact

    3.3 Configuratie

    3.3.1 Wachtwoord

    De link 'Wachtwoord' in het configuratiemenu stelt u in staat om uw wachtwoord te wijzigen.

    In de volgende gevallen zal ons systeem u automatisch verzoeken om uw wachtwoord uit veiligheidsoverwegingen te veranderen:

    • U hebt zich voor de eerste keer aangemeld met een nieuw wachtwoord dat door ons systeem werd gegenereerd (het oorspronkelijke wachtwoord van uw account, een nieuw wachtwoord dat werd gegenereerd via de procedure 'Wachtwoord vergeten?' of via de knop 'Nieuw wachtwoord' op de gebruikersbeheerspagina). Het wachtwoord verloopt immers automatisch na de eerste aanmelding.
    • U hebt een (zelfgekozen) wachtwoord gebruikt gedurende een periode van 90 dagen.

    Om uw wachtwoord te wijzigen voert u uw huidige wachtwoord in het veld 'Vorig wachtwoord' in en kiest u een nieuw wachtwoord (volgens de op het scherm en in de FAQ vermelde regels). Voor extra beveiliging kunt u Twee-factor-authenticatie activeren of deactiveren. Zie hieronder voor meer informatie.

    Opmerking: Het wachtwoord voor een API-gebruiker moet niet regelmatig aangepast worden. Als u het API-wachtwoord toch wenst te wijzigen, dan kunt u op de 'Wachtwoord'-pagina de API USERID in het vervolgkeuzemenu 'USERID' selecteren en het nieuwe wachtwoord instellen.

    Twee-factor-authenticatie

    Twee-factor-authenticatie (2FA) voegt een extra beveiligingslaag toe aan uw account door een tweede dynamische wachtwoordcode te vragen naast uw standaardgebruikersnaam en -wachtwoord voor het Viveum-backoffice. Wanneer de 2FA-verificatie is geactiveerd, zal u worden gevraagd om (naast uw bestaande aanmeldingswachtwoord) een tijdgebonden eenmalige wachtwoordcode in te voeren als unieke verificatiecode wanneer u zich aanmeldt bij het Viveum-backoffice. U hebt ook een mobiel apparaat nodig om de tijdgebonden eenmalige wachtwoorden te genereren.

    Installeer een authenticator-app op uw mobiele apparaat. Het Viveum-backoffice ondersteunt de volgende authenticator-apps: Google Authenticator (Android, iOS, BlackBerry), Authenticator (Windows Phone). Vanaf het moment dat 2FA-authenticatie is geactiveerd op uw account, is deze ook gekoppeld aan uw smartphone. Wij raden u sterk aan, wanneer u uw smartphone vervangt of reset, de 2FA-authenticatie te deactiveren voordat u deze instelt op uw nieuwe apparaat.

    Activeren
    1. Ga in uw Viveum-account naar Configuratie > Wachtwoord > Eenmalig wachtwoord configureren om 2FA te activeren.
    2. U wordt naar de configuratiepagina voor het eenmalige wachtwoord geleid. Open de authenticator-app op uw smartphone en scan de QR-code die wordt weergegeven op de pagina (of vul het nummer rechts onder de QR-code in).
    3. Bevestig de activering door de 2FA-wachtwoordcode in te voeren.
    4. Voer het wachtwoord van uw Viveum-account in om de wijziging te bevestigen en klik op “Verzenden”. 2FA is nu geactiveerd in uw Viveum-account.
    Deactiveren

    U kunt 2FA voor uw gebruiker deactiveren:

    1. Ga naar Configuratie > Wachtwoord > Eenmalig wachtwoord configureren.
    2. Open de authenticator-app op uw smartphone. Voer op de configuratiepagina voor het eenmalige wachtwoord de 2FA-wachtwoordcode in die wordt weergegeven op uw smartphone.
    3. Bevestig uw verzoek om 2FA te deactiveren door het wachtwoord van uw Viveum-account in te voeren om de wijziging te bevestigen en klik op “Verzenden”.
    Als handelaarsbeheerder (met toegang tot gebruikersbeheer) kunt u 2FA voor een andere gebruiker deactiveren.
    1. U kunt een beheerder (met toegang tot gebruikersbeheer) op uw ingeschakelde account ook verzoeken om 2FA te deactiveren.
    2. Ga naar Gebruikersbeheer > selecteer de gebruikersgegevens > schakel Eenmalig wachtwoord actief uit.
    Aanmelden met 2-factor-authenticatie
    1. Voer uw gebruikerswachtwoord in op de aanmeldpagina van het Viveum-backoffice.
    2. Voer nadat u bent doorgeleid naar de 2FA-pagina de 2FA-wachtwoordcode in.
    3. Ga vervolgens op de normale manier verder.
    Opmerking:
    • U vindt alle 2FA-wachtwoordcodes door de authenticator-app op uw smartphone te openen.
    • De authenticator genereert om de 30 seconden een nieuwe wachtwoordcode.
    • Voer altijd de wachtwoordcode in die is gekoppeld aan de gescande QR-code. Andere wachtwoordcodes van vroegere QR-codes zullen niet werken.
    • Wanneer 2FA al actief is, wordt geen QR-code weergegeven. Wanneer 2FA is gedeactiveerd, wordt een nieuwe QR-code weergegeven om 2FA opnieuw te activeren.

    3.3.2 Abonnement

    U kunt de administratieve gegevens van uw account controleren en wijzigen via de link 'Abonnement'.

    • Uw administratieve gegevens:
      • Wettelijke bedrijfsnaam/handelsnaam
      • Commerciële bedrijfsnaam (zichtbaar voor uw klanten)
      • Telefoonnummer
      • E-mailadres etc.
    • Uw factureringsgegevens: details factuur
    • Uw abonnement: abonnementstype
    • Uw opties: overzicht van uw huidige oplossing en de beschikbare 'aanbevolen & andere opties' voor uw account.
    • Talen en Voorwaarden/URL: Indicatie van de verschillende talen waarin u uw betaalpagina wilt weergeven en een mogelijke URL voor de algemene voorwaarden (alleen zichtbaar voor accounts met een 3-tiertoegang voor e-Commerce).
    • Munt: Indicatie van de valuta's waarin u de betalingen van uw klanten wilt aanvaarden, en die door uw acquirer aanvaard worden (alleen zichtbaar voor accounts met de multivalutaoptie).
    • Beheer van bewaring van gegevens: Hier kunt u wijzigen hoelang u uw transactiegegevens wilt bewaren; tussen 45 en 540 dagen. De standaardwaarde is 540 dagen (ca. 18 maanden). Nadien wordt de data verwijderd.

    3.3.3 Betaalmethoden

    U kunt de betaalmethoden in uw account activeren/deactiveren en aanpassen via de link "Betaalmethoden".

    Voor sommige betaalmethoden hebt u een aansluitnummer (UID/SE-nummer/...) bij een acquirer nodig om de betaalmethode in uw account te activeren.

    In uw backoffice kunt u nieuwe betaalmethoden aan uw lijst met betaalmethoden toevoegen. Voor sommige betaalmethoden moet u op de wijzigingsknop naast de betaalmethode klikken om op de configuratiepagina de (van uw acquirer verkregen) aansluitgegevens in te voeren.

    De meeste betaalmethoden activeren we pas na ontvangst van een bevestigingse-mail van de acquirer met betrekking tot het aansluitnummer. Zodra de betaalmethode geactiveerd en klaar voor gebruik is, ontvangt u een bevestigingse-mail. Hoe lang dit activeringsproces zal duren, hangt af van de acquirer.

    3.3.4 Gebruikers

    Via de link 'Gebruikers' kunt u:

    • nieuwe gebruikers aanmaken
    • bestaande gebruikers bewerken
    • nieuwe wachtwoorden naar gebruikers verzenden ...

    Voor meer informatie, ga naar User Manager (Gebruikersbeheer).

    3.3.5 Alias (Alias Manager-optie)

    Via de link "Alias" krijgt u toegang tot de aliasbeheermodule, waar u:

    • aliassen kunt aanmaken
    • aliassen kunt updaten

    Voor meer informatie, ga naar Alias Manager.

    3.3.6 Technische instellingen

    Via de link "Technische instellingen" kunt u de technische integratieparameters voor uw account configureren.

    Per instelling in de Technische instellingen-pagina vindt u het "i" icoontje om die bepaalde instelling toe te lichten.

    Voor meer informatie, ga naar de pagina voor uw accountmodus: e-Commerce / DirectLink / e-Terminal / Batch

    3.3.7 Foutlogs

    "Foutenlogs" bevat een lijst van transactiefouten die de afgelopen drie dagen zijn opgetreden.

    Het gaat om fouten die zijn opgetreden met de oplossingen

    • e-Commerce;
    • DirectLink;
    • Automatic File Upload (Automatische bestandsupload)

    Verschillende vaak voorkomende, maar ook minder bekende fouten vindt u in de foutenlogs. Vele van deze fouten spreken voor zich, voor andere heeft u mogelijk de integratiehandleidingen nodig.

    In het geval u geen informatie vindt over een specifieke fout, raden wij u aan contact op te nemen met ons Customer Care team.

    Wanneer er een fout optreedt, zal de specifieke fout niet op de betaalpagina of in het XML-antwoord te zien zijn. In de plaats daarvan zal de volgende algemene foutmelding weergegeven/geretourneerd worden:

    "Er is een fout opgetreden. Probeer later opnieuw. Bent u de eigenaar of de designer van deze website? Meld u dan aan in het Viveum backoffice om de details van de fout te bekijken."

    Voor meer informatie, ga naar Mogelijke fouten

    3.4 Geavanceerd

    3.4.1 Fraudedetectie (optie Fraudedetectie)

    Met deze link kunt u uw fraudedetectiemodule configureren.

    Voor meer relevante informatie over uw account, ga naar Fraudepreventie.

    3.4.2 Abonnement (optie Subscription Manager)

    Met deze link kunt u de Subscription Manager (optie) configureren.

    Voor meer information, ga naar Subscription Manager.

    3.5 Transacties

    3.5.1 Financiële historiek / Dagtotalen

    Met deze link kunt u:

    • de status van uw betalingen bekijken
    • een boekhoudskundigecontrole van de rekeningen uitvoeren via de link 'Financiële historiek' (Dagtotalen).

    Voor meer informatie, ga naar Uw transacties raadplegen.

    3.5.2 Beheer transacties

    Via Beheer transacties kunt u:

    • uw transacties bekijken en de statussen controleren
    • onderhoud uitvoeren op uw transacties.

    Voor meer informatie, ga naar Uw transacties raadplegen.

    3.5.3 Nieuwe transactie (optie e-Terminal)

    Met deze link kunt u handmatig nieuwe betalingen uitvoeren.

    Voor meer informatie, ga naar e-Terminal.

    3.5.4 Nieuw bestand (optie Batch)

    Met deze link kunt u handmatig een nieuw betalingsbestand uploaden.

    Voor meer informatie, ga naar Batch.

    3.5.5 Beheer bestanden (optie Batch)

    Met deze link kunt u uw geüploade betalingsbestanden kiezen en raadplegen.

    Voor meer informatie, ga naar Batch.

    3.5.6 Elektronische rapporten

    Op de pagina "Elektronische rapporten" kunt u het formaat en de structuur voor elektronische rapporten zoals bestandsdownloads instellen.

    Uw gedownloade bestand bevat specifieke velden naargelang de bestandsstructuur.

    U kunt kiezen uit vier verschillende bestandsstructuren:

    • Standard
    • Extended
    • File management
    • Dynamic

    Daarnaast kunt u kiezen tussen drie verschillende bestandsindelingen:

    • XML
    • Fixed-Length
    • Delimited ";"

    Voor meer informatie, meld u aan op uw Viveum account en selecteer "Elektronische rapporten" in het menu "Transacties".

    Om de bestandsindeling voor een specifieke gebruiker in uw account te wijzigen klikt u in uw accountmenu via "Configuratie" op de link "Gebruikers".

    1. Klik op "Wijzig" naast de gebruiker voor wie u de instelling van de bestandsindeling wilt wijzigen.
    2. Onderaan de pagina "Gegevens van de gebruiker" ziet u vervolgens een link "Elektronische rapportering voor deze gebruiker" die u direct naar de configuratiepagina met elektronische rapporten van die gebruiker brengt.

    Wanneer de optie Push reports in uw account is geactiveerd, hebt u via Elektronische rapporten toegang tot een lijst met uw push reports.

    4. Tijdzonebeheer

    Via "Configuratie" > "Gebruikers" in uw backoffice kunt u de tijdzone kiezen die u wilt gebruiken voor:

    • de PSPID
    • elke bijkomende gebruiker

    De standaard tijdzone voor de PSPID is CET (Central European Time). Elke nieuw aangemaakte gebruiker neemt automatisch de de tijdzone van de PSPID over, tot deze wordt gewijzigd (door de PSPID-gebruiker of de gebruiker zelf).

    De gekozen tijdzone zal gebruikt worden voor:

    • alle backofficepagina's waar de tijd relevant is
    • gedownloade transacties en bestanden/rapporten

    Optioneel kunt u de tijd automatisch laten aanpassen aan zomer- en wintertijd.

    Veelgestelde vragen

    Wilt u de naam van uw PSPID wijzigen voor een bestaand productieaccount, neem dan contact op met uw accountmanager van Viveum. Hij of zij opent dan een nieuw account voor u.

    De naam van de PSPID van uw huidige account kan niet worden gewijzigd, maar een nieuw account kan wel voor u worden geopend.

    Voor deze dienst kunnen kosten in rekening worden gebracht.

    Hoelang het duurt om een betaalmethode te activeren, is afhankelijk van de volgende factoren:

    • Gewoonlijk heeft de acquirer of de bank ongeveer een week nodig om uw aanmelding te voltooien. Als u al bent aangemeld, duurt de activering slechts een paar dagen.
    • Voor sommige betaalmethoden zijn extra controles vereist voordat ze kunnen worden geactiveerd, bijv. in geval van 3-D Secure, dat rechtstreeks wordt aangevraagd bij VISA of MasterCard (en niet bij de acquirer).

    Met Viveum Collect kan u verschillende betaalmethoden in één keer activeren.


    Als u uw factuuradres wilt wijzigen of de manier waarop u uw facturen betaalt, stuur dan een e-mail met uw PSPID naar onze klantendienst.

    Het team van de klantendienst zal uw aanvraag dan in behandeling nemen.

    Neem contact op met onze klantenservice om een kopie van uw factuur te ontvangen.

    Via het menu van uw Viveum-account kunt u uw transacties eenvoudig opzoeken. Kies 'Transacties’ en klik vervolgens op ‘Beheer transacties' of 'Financiële historiek’/’Dagtotalen’, afhankelijk van het type transactieresultaten dat u zoekt.

    Ga naar Uw transacties raadplegen voor meer informatie.

    U kunt een betaling eenvoudig terugstorten met de knop 'Terugbetaling’ in het orderoverzicht van een transactie (via ’Beheer transacties’). Als dit door uw account wordt ondersteund, kunt u ook terugbetalingen doen met een DirectLink-aanvraag of met een Batch-bestandsupload (voor meerdere transacties).

    Hiervoor moet in uw account de optie Refunds (Terugbetalingen) zijn ingeschakeld.

    Ga voor meer informatie naar transacties beheren.

    Er zijn verschillende redenen waarom u een transactie niet kunt terugstorten. Denk hierbij aan de volgende mogelijkheden (op voorwaarde dat de terugbetalingsoptie is ingeschakeld in uw account):

    - De transactie heeft een 'onvolledige' status, zoals de status 'pending’ (in behandeling) of een foutieve status (91, 92, enz.), die de terugbetaling niet toestaat.

    - De transactie is geautoriseerd (status 5), maar er is nog geen betaling verricht. In dit geval moet u de autorisatie annuleren in plaats van een terugbetaling verrichten.

    - De terugbetalingsoptie wordt niet ondersteund door de gebruikte betaalmethode. Dit kan het geval zijn bij bepaalde debitcards, web banking betaalmethoden en 'offline' betaalmethoden zoals bankoverschrijving.