Le module de réconciliation est conçu pour vous aider à réconcilier vos relevés bancaires avec les transactions de votre compte Viveum.

L'utilisation du module de réconciliation n'affecte en aucun cas les transactions et les virements bancaires.

Fichiers de données
Un fichier de données est émis par un acquéreur. Il est également appelé fichier EPA. Seuls les acquéreurs sélectionnés envoient des fichiers de données sur notre système. (Vérifiez avec notre service clientèle si vous êtes concerné.)

À l'aide des fichiers de données des acquéreurs, notre système peut pré-traiter les données, ce qui vous facilite la tache de réconciliation.

Important

  • La plupart du temps, les informations des fichiers de données ne seront pas disponibles immédiatement sur votre compte Viveum, car certains acquéreurs attendent quelques semaines avant le premier paiement de transactions avec un nouveau marchand, et en général les acquéreurs envoient les fichiers de données après le versement. Par conséquent, Viveum ne reçoit pas les informations des fichiers de données directement après les premières transactions, mais après quelques temps.
  • Les informations des fichiers de données ne sont jamais disponibles pour les transactions plus anciennes que la date d'activation du module de réconciliation.

1. Menu Reconciliation

Lorsque la Réconciliation est activée sur votre compte Viveum, le bouton s'affiche dans le menu situé en haut de votre compte.

L'option de menu « Réconciliation » contient les options secondaires suivantes :

  • Rapports vous permet d'afficher vos transactions traitées , votre solde (Viveum Collect uniquement) et les informations détaillées de vos versements.
  • Configuration vous permet de configurer les Push Reports.
  • Téléchargement vous permet de télécharger différents types de rapports directement depuis votre compte Viveum.
  • Contentieux vous permet d'afficher les demandes d'informations et les réimputations relatives à vos transactions par carte (Viveum Collect uniquement).

1.1 Rapports

La première chose à observer ici est que l'écran est divisé en trois onglets. Ces trois onglets reflètent le processus complet de transaction. Une transaction apparaîtra donc dans un seul onglet, selon son statut.

Reconciliation Reporting lifecycle

1. Transactions traitées: cette vue regroupe toutes les transactions ayant été traitées sur la passerelle, mais dont le montant n'a pas encore été reçu par Financial Solutions, et qui n'ont donc pas encore été réglées.

2. Votre solde (pour les marchands Viveum Collect uniquement) : cette vue regroupe toutes les transactions ayant été traitées sur la passerelle, et dont le montant a été reçu par Financial Solutions, mais qui n'ont pas encore été réglées.

3. Versement: cette vue regroupe toutes les informations sur les transactions qui ont été réglées par votre acquéreur ou Financial Solutions .

    1.1.1 Transactions traitées

    La liste des transactions traitées (Processed transactions overview) indique le nombre total de transactions en cours pour lesquelles l’argent n’a pas encore été payé par l’acheteur ou reçu par Viveum, regroupées par devise.

    Les colonnes suivantes s’affichent :

    NomDescriptionExemple
    Currency (Devise) Devise de transaction EUR
    Total paid amount (Montant total payé) Montant de la transaction 1 EUR
    Number of transactions (Nombre de transactions) Pour les transactions groupées, le nombre de transactions contenues dans la ligne courante. 1
    Action En cliquant sur le bouton « Details » (Détails), vous arriverez sur la liste des transactions incluses où vous pouvez consulter l’historique financier de chaque transaction. -

    Exemple :

    Si dans « Liste des transactions traitées par devise » (Processed transactions summary based on currency) vous sélectionnez une devise dans le menu déroulant, vous pouvez voir les détails des transactions en cours par marque.

    Les colonnes suivantes s’affichent :

    NomDescriptionExemple
    Brand (Type de carte) Payment method of the transaction (Moyen de paiement de la transaction) Visa
    Total paid amount (Montant total payé) Montant de la transaction 1 EUR
    Number of transactions (Nombre de transactions) Pour les transactions groupées, le nombre de transactions contenues dans la ligne courante. 1
    Action En cliquant sur le bouton « Details » (Détails), vous arriverez sur la liste des transactions incluses où vous pouvez consulter l’historique financier de chaque transaction. -

    Exemple :

    En cliquant sur la flèche bleue à gauche, vous pouvez consulter les détails par type d’élément : Paiements, Remboursements et Paiements supprimés :

    En cliquant sur le bouton « Details » (Détails), vous arriverez sur la liste des transactions incluses où vous pouvez consulter l’historique financier de chaque transaction.

    Les colonnes suivantes s’affichent :

    NomDescriptionExemple
    Pay ID (ID du paiement) Identifiant unique du paiement 100633195
    Merchant transaction ref. (Réf. transaction marchand) Identifiant de la commande du marchand order123ab
    Order description (Description de la commande) Description de la commande du marchand. abc
    Order date (Date de commande) Date de commande (aaaa-MM-jj) 07/08/2014
    Payment date (Date de paiement) Date de transaction (aaaa-MM-jj). 07/08/2014
    Gross amount (Montant total) Montant total de la transaction ou du groupe de transactions (frais de l’acquéreur compris).
    C’est le montant affiché dans le Back Office, par exemple dans l’historique financier.
    13,52 EUR
    Status (Statut) Statut de passerelle de la transaction (p. ex. : 9 – Demande de paiement). 9
    Name (Nom) Nom de l’acquéreur Martin Dupont
    Brand (Type de carte) Payment method of the transaction (Moyen de paiement de la transaction) iDEAL

    Exemple :

    1.1.2 Votre solde (Viveum Collect uniquement)

    Reconciliation Your balance

    Cette vue vous permet de vérifier votre solde courant chez Financial Solutions. Un horodatage indique la dernière mise à jour du solde.

    La première section affiche l'aperçu du solde (total) par devise de règlement.

    La deuxième section affiche le résumé du solde de la devise de règlement sélectionnée, par type d'opération (transaction, transaction, remboursements, réimputations, charges et coûts divers). Vous pouvez changer de devise à l'aide du menu déroulant si votre compte accepte les devises de règlement multiples.

    En cliquant sur le bouton « Details », vous pouvez consulter tous les détails des frais de transactions et de services financiers (Transaction and financial service fees) et des frais de compte et de traitement (Account and processing fees) déterminant votre solde.

    Reconciliation Your balance

    Votre solde est égal aux frais de transactions et de services financiers (Transaction and financial service fees) moins les frais de compte et de traitement (Account and processing fees).

    Voici la description de la vue :

    NomContenuExemple
    Frais de transactions et de services financiers
    Type Type d'opération (voir les types d'opération non transactionnels dans le guide du push report pour connaître toutes les valeurs possibles). NAST
    Détails Description de l'opération. Configuration du compte
    Frais de compte et de traitement
    Paiem. ID Identifiant unique du paiement 100633195
    Référence marchand de la transaction Identifiant de la commande du marchand. order123ab
    Description de la commande Description de la commande du marchand. abc
    Date de la commande Date de la commande. 2014-08-07
    Date paiement Date de transaction (aaaa-MM-jj). 2014-08-07
    Montant de la transaction Montant total de la transaction ou du groupe de transactions (frais de l’acquéreur compris).



    C’est le montant affiché dans le Back Office, par exemple dans l’historique financier.
    14,21 EUR
    Interchange amount Frais inter-bancaires liés à l'acceptation de transactions par carte (exprimée dans la plus petite unité de la devise utilisée). 0,10 EUR
    Frais de l’organisme de paiement Frais de l’organisme de paiement 0,10 EUR
    Taux de change Taux de change 0,12 EUR
    Commissions de change Commissions de change 0,10 EUR
    Montant brut

    Montant total de la transaction ou du groupe de transactions (frais de l'acquéreur compris).

    C'est le montant affiché dans le Back Office, par exemple dans l'Historique financier.

    13,52 EUR
    Montant net Montant que vous recevez sur votre compte bancaire (montant brut moins la commission de l'acquéreur, les réimputations et d'autres coûts) 13,52 EUR
    Statut Statut de passerelle de la transaction (9 – Demande de paiement). 9
    Nom Nom de l'acheteur. Martin Dupont
    Méthode (de paiment) Moyen de paiement de la transaction. iDEAL

    1.1.3 Payout

    Reconciliation Payout

    Cette vue vous permet de consulter les versements effectués par votre acquéreur/encaisseur.

    Une zone de recherche vous permet de limiter la liste en fonction de la date, du montant ou de la référence du versement.

    Le tableau répertorie les versements avec les montants, triés par date (le plus récent en premier). La référence du versement est le numéro mentionné dans la communication structurée du paiement visible sur votre relevé bancaire.

    Si vous cliquez sur la flèche verte sur la gauche, les détails du versement s'affichent avec tous les types d'opération associés (transaction, remboursements, réimputations, charges et coûts divers, ajustements de réserve ou prélèvements automatiques). Vous pouvez télécharger les informations détaillées en cliquant sur le bouton « Télécharger le rapport complet ». La structure du fichier est décrite dans le guide de Push Reports.

    Reconciliation Payout details

    En cliquant sur le bouton « Details », vous pouvez consulter tous les détails des frais de transactions et de services financiers (Transaction and financial service fees) et des frais de compte et de traitement (Account and processing fees) déterminant votre solde.

    Reconciliation Payout details

    Votre solde est égal aux frais de transactions et de services financiers (Transaction and financial service fees) moins les frais de compte et de traitement (Account and processing fees).

    Voici la description de la vue :

    Nom Contenu Exemple
    Frais de compte et de traitement
    Code d'opération Type d'opération (voir les types d'opération non transactionnels dans le guide du push report pour connaître toutes les valeurs possibles). NAST
    Montant brut Vide pour les détails non transactionnels.
    Montant net Montant de l'opération + devise 0.2 EUR
    Détails Description de l'opération. Configuration du compte
    Frais de transactions et de services financiers
    Paiem. ID Identifiant unique du paiement 100633195
    Référence marchand de la transaction Identifiant de la commande du marchand order123ab
    Description de la commande Description de la commande du marchand. abc
    Date de la commande Date de la commande. 2014-08-07
    Date paiment Date de transaction (aaaa-MM-jj). 2014-08-07
    Montant de la transaction Montant total de la transaction ou du groupe de transactions (frais de l’acquéreur compris).
    C’est le montant affiché dans le Back Office, par exemple dans l’historique financier.
    14,21 EUR
    Interchange amount Frais inter-bancaires liés à l'acceptation de transactions par carte (exprimée dans la plus petite unité de la devise utilisée). 0,10 EUR
    Frais de l’organisme de paiement Frais de l’organisme de paiement 0,10 EUR
    Taux de change Taux de change 0,12 EUR
    Commissions de change Commissions de change 0,10 EUR
    Montant brut

    Montant total de la transaction ou du groupe de transactions (frais de l'acquéreur compris).

    C'est le montant affiché dans le Back Office, par exemple dans l'Historique financier.

    13,52 EUR
    Interchange amount Frais inter-bancaires liés à l'acceptation de transactions par carte (exprimée dans la plus petite unité de la devise utilisée). 0,10 EUR
    Montant net Montant que vous recevez sur votre compte bancaire (montant brut moins la commission de l'acquéreur, les réimputations et d'autres coûts) 13,52 EUR
    Statut Statut de passerelle de la transaction (9 – Demande de paiement). 9
    Nom Nom de l'acheteur. Martin Dupont
    Méthode de paiment Moyen de paiement de la transaction. VISA
    Opérations de versement (c'est-à-dire ajustements de réserve et prélèvements automatiques)
    Code d'opération Type d'opération (voir les types d'opération non transactionnels dans le guide du push report pour connaître toutes les valeurs possibles). NDDP
    Montant brut Vide pour les détails non transactionnels
    Montant net Montant de l'opération + devise 10 EUR
    Détails Description de l'opération. Direct debit

    1.2 Configuration

    En haut de la fenêtre de configuration, la section « Rapports électroniques » de votre compte s'affiche. La section propose des rapports préconfigurés. Les « Rapport de versement » sont des rapports de versement envoyés à chaque fois que l'acquéreur/l'encaisseur confirme le paiement du montant sur votre compte.

    Reconciliation Configuration

    Vous pouvez activer :

    • « Rapport de versement », rapport incluant les données de transaction uniquement (transactions, remboursements, réimputations, inversions de réimputations);
    • « Rapport de versement avec données non transactionnelles », rapport incluant les données de transaction (comme indiqué ci-dessus) et les données non transactionnelles le cas échéant (à savoir les frais de configuration de compte/service, les frais mensuels/annuels, les frais de versement, les frais supplémentaires de remboursement/réimputation/autorisation, les ajustements de réserve et les prélèvements automatiques).

      Si vous avez configuré des push reports avant octobre 2014, il se peut que les anciennes versions des rapports soient configurées comme suit :
    • Payout Confirmations envoie un rapport journalier avec les transactions pour lesquelles le paiement a été confirmé par l'acquéreur.
    • Reconciled Payments envoie un rapport des paiements réconciliés du jour (paiements pour lesquels vous avez effectué la réconciliation). Ces fonctionnalités et rapports ont été interrompus à partir d'octobre 2014.
    • Payout Reference (Viveum Collect) sends a report with the reference number mentioned in the structured communication of a payment on your bank statement.

      Remarque : L'option Push Reports doit être activée sur votre compte pour que cette fonction soit opérationnelle. Trois push reports concernant la réconciliation sont inclus par défaut pour les marchands Viveum Collect.

      Vous pouvez consulter la structure de fichier dans le Push Reports guide.

    1.3 Téléchargement

    Reconciliation Download

    Sur la page Reconciliation Download, vous pouvez télécharger deux types de rapports de réconciliation :

    • « Payout report » (Rapport de versement), rapport incluant les données de transaction uniquement (transactions, remboursements, réimputations, inversions de réimputations) ;
    • « Payout Report including non-transactional data » (Rapport de versement avec données non transactionnelles), rapport incluant les données de transaction (comme indiqué ci-dessus) et les données non transactionnelles le cas échéant (à savoir les frais de configuration de compte/service, les frais mensuels/annuels, les frais de versement, les frais supplémentaires de remboursement/réimputation/autorisation).

      Vous pouvez effectuer le téléchargement sur la base de la date de versement (date à laquelle l'acquéreur/l'encaisseur a confirmé le paiement du montant sur votre compte bancaire) ou de la référence de versement (numéro mentionné dans la communication structurée d'un paiement sur votre relevé bancaire).

      Par ailleurs, vous pouvez choisir le format de fichier dans lequel vous souhaitez télécharger votre rapport : « csv » ou « txt ».

      La structure du fichier est décrite dans le guide de Push Reports.

    1.4 Contentieux

    Le module de contestation affiche les transactions impliquées dans un processus de contestation, incluant les demandes d'informations, les premières et deuxièmes réimputations, les resoumissions.

    Reconciliation Dispute

    Les transactions sont regroupées par numéro NRA/ARN (Acquirer Reference Number, numéro de référence de l'acquéreur) ; il s'agit d'un identifiant unique lié au processus de réimputation. Il est possible de rechercher des demandes d'information ou des réimputations avec la date d'envoi, certains éléments du numéro de carte, le système de carte, le code du motif ou le numéro NRA.

    Nom

    ContenuExemple
    Date d'émission Date de traitement de la contestation. 2014-10-16
    Type d'élément

    Valeurs possibles :

    • Retrieval request : se produit lorsque l'émetteur souhaite obtenir des informations sur une transaction facturée à l'un de ses titulaires de carte.
    • 1st chargeback : première réimputation de l'émetteur.
    • Representment : seconde soumission de la transaction à l'émetteur.
    • 2nd chargeback : seconde réimputation de l'émetteur.
    1st chargeback (Première réimputation)
    Numéro de la carte Numéro de carte ************0143
    ARN Le numéro ARN (Acquirer Reference Number, numéro de référence de l'acquéreur) est le même pour toutes les transactions impliquées dans un processus de contestation. 74008503273338307683984
    Motif

    Le code de motif de la contestation du système de carte. (N'est pas renseigné pour tous les types d'éléments.)

    Consultez la liste des codes de motif ici (fichier docx).

    83
    Description du motif Description libre de la contestation du système de carte correspondant au code de motif. (N'est pas renseigné pour tous les types d'éléments.) Environnement de carte non sécurisé
    Devise Devise du compte de l'acquéreur concerné par la contestation, vers lequel la transaction est effectuée. EUR
    Montant Montant de la transaction, exprimé dans la devise du compte. 36.24
    NCR (CCN) Numéro de référence de l'émetteur (Chargeback Control Number/CCN) pour la transaction. (N'est pas renseigné pour tous les types d'éléments.) 941679
    Date d'émission originelle Date d'envoi de la soumission d'origine. 20130930
    Date de la transaction originelle Date de transaction de la soumission d'origine. 20130930
    Type de transaction Type de transaction de la soumission d'origine. Purchase (Achat)
    Montant payé par le marchand Montant défini avec le marchand pour la soumission d'origine dans la devise de financement du marchand (c'est-à-dire le montant envoyé sur le compte du marchand), avant déduction de charges. 36.24
    Montant payé par le réseau Devise et montant défini avec le réseau de paiement pour la soumission (c'est-à-dire le montant d'interchange versé), avant déduction de charges. 36.24
    Bordereau originel Numéro de fiche interne de la soumission d'origine. 33830768659
    Bordereau individuel Numéro de fiche interne de la transaction (c'est-à-dire de la première réimputation, resoumission, etc.). 34135120814
    Code d'autorisation Code d'autorisation de la soumission d'origine. 127309
    Numéro de lot Numéro de lot fourni par l'émetteur de la soumission d'origine. OGV131001_01
    Nom du marchand Nom commercial du marchand. Mon entreprise
    Référence marchand de la transaction Numéro de référence de la transaction du marchand. 20604728
    Méthode de capture Méthode de capture des données de transaction. eCommerce
    Paiem. ID Identifiant unique de paiement Viveum. 100633195

    Lorsque vous avez effectué une recherche, vous pouvez aussi télécharger les information affichées au format CSV.

    2. État de réconciliation

    Le champ relatif à l'état de réconciliation (Reconciliation status) que l'on voit sur l'écran de détail des transactions via « Afficher les transactions » donne des informations à propos du traitement financier des transactions.

    Voici une liste des différents états :


    Viveum Collect Autres (Non-Viveum Collect)
    Paiements Transaction traitée
    Envoyé pour compensation
    Reçu par Ingenico
    Payé par Ingenico
    Transaction traitée
    Envoyé à l'acquéreur
    Payé par l'acquéreur
    Remboursements Remboursement en attente
    Remboursement traité
    Remboursement refusé
    Remboursement en attente
    Remboursement traité
    Remboursement refusé
    Virements bancaires En attente de paiement
    Reçu par Ingenico
    Payé par Ingenico
    Expiration initialisée
    Expiré

    Questions fréquemment posées

    Dans le menu de votre compte Viveum, vous pouvez facilement rechercher vos transactions en cliquant sur « Opérations », puis sur « Afficher les transactions » ou « Historique financier », selon le type de résultat que vous recherchez.

    Cliquez sur Consulter vos transactions pour obtenir plus d’informations.

    Vous pouvez facilement rembourser un paiement en cliquant sur le bouton « Rembourser » dans l’aperçu des commandes d’une transaction (dans « Afficher les transactions »). Si votre compte le permet, vous pouvez également effectuer des remboursements avec une demande DirectLink ou l’option de téléchargement de fichier Batch (en cas de transactions multiples).

    Sachez que l’option « Remboursement » doit être activée sur votre compte.

    Cliquez sur Gérer vos transactions pour obtenir plus d’informations.

     

    Vous ne pouvez effectuer des remboursements que sur les transactions pour lesquelles les fonds ont été déjà transférés vers votre compte bancaire. L’annulation ou la suppression d’un paiement est possible avant qu’il n’ait été entièrement traité, c’est-à-dire avant l’heure limite de la journée, moment auquel toutes les transactions de la veille sont traitées.

    Pour connaître l’heure limite de l’acquéreur, nous vous recommandons de le contacter directement.