1. Home
2. Aan de slag
3. Rapporten genereren
4. Reconciliatie

De reconciliatiemodule is een hulpmiddel waarmee u uw bankafschriften kunt reconciliëren met de transacties in uw Viveum account. Het gebruik van reconciliatie heeft geen invloed op transacties of geldtransfers.

The Reconciliatie-module werkt met een aantal acquirers . Als u niet zeker bent of uw acquirer ondersteund wordt, neem dan contact met ons op.

Gegevensbestanden
Een gegevensbestand (data file) is een bestand afkomstig van een acquirer. Het wordt ook een EPA-bestand genoemd. Alleen bepaalde acquirers sturen gegevensbestanden naar ons systeem (controleer bij ons Customer Care team of dit voor u van toepassing is).

Aan de hand van gegevensbestanden van de acquirers kan ons systeem de gegevens voorverwerken, wat de reconciliatie voor u gemakkelijker maakt.

Belangrijk De informatie in het gegevensbestand is mogelijk niet onmiddellijk beschikbaar in uw Viveum account, want sommige acquirers wachten enkele weken met de eerste betaling van transacties van een nieuwe handelaar, en acquirers sturen gewoonlijk gegevensbestanden na de uitbetaling. Viveum ontvangt de informatie in gegevensbestanden dus niet meteen na de eerste transacties, maar een tijdje later. De informatie in gegevensbestanden is nooit beschikbaar voor transacties die dateren van voor de activering van de reconciliatiemodule.

1. Reconciliatiemenu

Zodra Reconciliatie is geactiveerd in uw Viveum account, vindt u de knop in het hoofdmenu van uw account.

Het menu 'Reconciliatie' bevat de volgende subitems:

• Rapportering om uw verwerkte transacties , uw saldo (alleen Viveum Collect) en uw uitbetalingsdetails te bekijken.
• Configuratie om uw Push Reports te configureren.
• Downloaden om verschillende soorten rapporten rechtstreeks vanuit uw Viveum account te downloaden.
• Geschil om opvragingen en chargebacks voor uw kaarttransacties te bekijken (alleen Viveum Collect).

1.1 Rapportering

Het scherm Rapportering bestaat uit drie tabbladen. Deze tabbladen weerspiegelen de volledige levenscyclus van een transactie. Een transactie kan dus, afhankelijk van de status, maar in een tabblad voorkomen.

1. Verwerkte transacties: this view compiles all transactions which have been processed on the gateway, but for which the money has not yet been received by Ingenico Financial solutions, and therefore has not yet been paid out. 2. Uw saldo (alleen voor Viveum Collect-handelaars): deze weergave bevat alle transacties die zijn verwerkt bij de gateway, en waarvoor het geld is ontvangen door Ingenico Financial Solutions, maar nog niet is uitbetaald. 3. Uitbetaling: deze weergave bevat alle gegevens van transacties die door Ingenico Financial Solutions zijn uitbetaald.

1.1.1 Verwerkte transacties

In het overzicht van verwerkte transacties wordt het totale aantal uitstaande transacties weergegeven waarvoor het geld nog niet door de acquirer is betaald of door Viveum is ontvangen, gegroepeerd per valuta.

De volgende kolommen worden weergegeven:

Naam	Omschrijving	Voorbeeld
Valuta	Valuta van de transactie	EUR
Totaal betaald bedrag	Bedrag van de transactie	EUR 1
Aantal transacties	Voor gegroepeerde transacties het aantal transacties op de regel.	1
Actie	Met de knop Details kunt u terugkeren naar de lijst van opgenomen transacties waar u toegang heeft tot de afzonderlijke financiële historie van elke transactie.	-

Voorbeeld:

In het "Overzicht van verwerkte transacties per valuta" kunt u de details van de uitstaande transacties per merk bekijken door in het rolmenu een valuta te selecteren.

De volgende kolommen worden weergegeven:

Naam	Omschrijving	Voorbeeld
Merk	Betaalwijze van de transactie	Visa
Totaal betaald bedrag	Bedrag van de transactie	EUR 1
Aantal transacties	Voor gegroepeerde transacties het aantal transacties op de regel.	1
Actie	Met de knop Details kunt u terugkeren naar de lijst van opgenomen transacties waar u toegang kunt krijgen tot de afzonderlijke financiële historie van elke transactie.	-

Voorbeeld:

Door op de blauwe pijl aan de linkerkant te klikken, kunt u de details weergeven per type item: Betalingen, Terugbetalingen en Verwijderde betalingen:

Met de knop Details kunt u terugkeren naar de lijst van opgenomen transacties waar u toegang heeft tot de afzonderlijke financiële historie van elke transactie.

De volgende kolommen worden weergegeven:

Naam	Omschrijving	Voorbeeld
Betaal-ID	Uniek betalingsnummer	100633195
Transactiereferentie van de handelaar	Bestellings-ID van de handelaar	order123ab
Beschrijving van de bestelling	Door de handelaar gebruikte beschrijving van de bestelling	abc
Besteldatum	Besteldatum (jjjj-mm-dd)	07-08-2014
Betalingsdatum	Transactiedatum (dd-mm-jjjj)	07-08-2014
Brutobedrag	Het totaalbedrag van de transactie of groep transacties (inclusief acquirerkosten). Dit is het bedrag dat u in de backoffice ziet, bijvoorbeeld in de financiële historie.	EUR 13,52
Status	Gatewaystatus van de transactie (bijv. 9 - Betaling aangevraagd)	9
Naam	Naam van de koper	Jan Jansen
Merk	Betaalwijze voor de transactie	iDEAL

Voorbeeld:

1.1.2 Uw saldo (alleen Viveum Collect)

In deze weergave kunt u uw huidige saldo bij Financial Solutions. De datum op het scherm geeft aan wanneer het saldo voor het laatst werd bijgewerkt.

De eerste rubriek bevat het saldo-overzicht (totaal) per afwikkelvaluta.

De tweede rubriek toont het saldo-overzicht van de geselecteerde afwikkelvaluta, per verrichtingstype (transactie, terugbetaling, chargeback, commissies en diverse kosten). Als uw account meerdere afwikkelvaluta's ondersteunt, kunt u de valuta wijzigen in het keuzemenu.

Door op de knop "Details" te klikken, kunt u alle details voor "Rekening- en verwerkingskosten" en "Transactie- en financiële dienstverleningskosten" in verband met uw saldo bekijken.

Uw huidige "saldobedrag" is gelijk aan de "transactie- en financiële dienstverleningskosten" min de "rekening- en verwerkingskosten".

De weergave bevat de volgende informatie:

Naam	Inhoud	Voorbeeld
Rekening- en verwerkingskosten
Verrichtingscode	Soort verrichting (zie de niet-transactionele 'Operation types' in de handleiding push report voor de mogelijke waarden).	NAST
Details	De beschrijving van de verrichting.	Account setup
Transactie- en financiële dienstverleningskosten
Betaal ID	Uniek betalingsidentificatienummer.	100633195
Transactie ref. handelaar	ID van de bestelling van de handelaar.	order123ab
Beschrijving van de bestelling	Beschrijving van de bestelling door de handelaar.	abc
Besteldatum	Datum van de bestelling.	2014-08-07
Betaaldatum	Transactiedatum (jjjj-mm-dd).	2014-08-07
Bedrag van de transactie	Het totaalbedrag van de transactie of groep transacties (inclusief acquirerkosten). Dit is het bedrag dat u in de backoffice ziet, bijvoorbeeld in de financiële historie.	14,31 EUR
Programmakosten	Programmakosten	0,10 EUR
Wisselkoers	Wisselkoers	0,12 EUR
Wisselvergoeding		0,10 EUR
Brutobedrag	Het totaalbedrag van de transactie of transactiegroep (inclusief de kosten voor de acquirer). Dit is het bedrag dat u in uw back-office ziet, bijvoorbeeld in de Financiële historiek/Dagtotalen.	13,52 EUR
Interchange amount	Commissie tussen banken voor de aanvaarding van transacties met kaarten (uitgedrukt in de kleinste eenheid van de gebruikte valuta.	0,10 EUR
Nettobedrag	Het bedrag dat u ontvangt op uw bankrekening (= brutobedrag verminderd met de commissie van de acquirer, chargebacks en andere kosten).	13,52 EUR
Status	Gateway-status van de transactie (9 - Betaling aangevraagd).	9
Naam	Naam van de koper.	Jan Jansens
Betaalmethode	Betaalmethode van de transactie.	iDEAL

1.1.3 Uitbetaling

In deze weergave kunt u de uitbetalingen door uw acquirer / ontvanger bekijken.

Met de zoekmodule kunt u de lijst filteren op uitbetalingsdatum, uitbetalingsbedrag of uitbetalingsreferentie.

De tabel bevat de uitbetalingen en het bijbehorende bedrag, gerangschikt op datum (recentste bovenaan). De uitbetalingsreferentie is het nummer in de gestructureerde mededeling van de betaling op uw bankafschrift.

Als u op het pijltje links klikt, ziet u de details van de uitbetaling en alle bijbehorende verrichtingstypes (transactie, terugbetaling, chargeback, commissies en diverse kosten, herwaardering reserve of automatische incasso). U kunt de details downloaden met de knop 'Volledig rapport downloaden'. De bestandsstructuur wordt beschreven in de Push Reports handleiding.

Door op de knop "Details" te klikken, kunt u alle details voor "Rekening- en verwerkingskosten" en "Transactie- en financiële dienstverleningskosten" in verband met uw saldo bekijken.

Uw huidige "saldobedrag" is gelijk aan de "transactie- en financiële dienstverleningskosten" min de "rekening- en verwerkingskosten".

De weergave bevat de volgende informatie:

Naam	Inhoud	Voorbeeld
Rekening- en verwerkingskosten
Verrichtingscode	Soort verrichting (zie de niet-transactionele 'Operation type' in de handleiding Push Reports voor de mogelijke waarden)	NAST
Brutobedrag	Leeg voor niet-transactionele details.
Nettobedrag	Het bedrag van de verrichting + valuta	0.2 EUR
Details	De beschrijving van de verrichting	Account setup
Transactie- en financiële dienstverleningskosten
Betaal ID	Uniek betalingsidentificatienummer	100633195
Transactie ref. handelaar	ID van de bestelling van de handelaar	order123ab
Beschrijving van de bestelling	Beschrijving van de bestelling door de handelaar	abc
Besteldatum	Date of the order	2014-08-07
Betaaldatum	Transactiedatum (jjjj-mm-dd)	2014-08-07
Bedrag van de transactie	Het totaalbedrag van de transactie of groep transacties (inclusief acquirerkosten). Dit is het bedrag dat u in de backoffice ziet, bijvoorbeeld in de financiële historie.	14,31 EUR
Programmakosten	Programmakosten	0,10 EUR
Wisselkoers	Wisselkoers	0,12 EUR
Wisselvergoeding	Wisselvergoeding	0,10 EUR
Brutobedrag	Het totaalbedrag van de transactie of transactiegroep (inclusief de kosten voor de acquirer). Dit is het bedrag dat u in uw back-office ziet, bijvoorbeeld in de Financiële historiek/Dagtotalen.	13,52 EUR
Interchange amount	Commissie tussen banken voor de aanvaarding van transacties met kaarten (uitgedrukt in de kleinste eenheid van de gebruikte valuta.	0,10 EUR
Nettobedrag	Het bedrag dat u ontvangt op uw bankrekening (= brutobedrag verminderd met de commissie van de acquirer, chargebacks en andere kosten)	13,52 EUR
Status	Gateway-status van de transactie (9 - Betaling aangevraagd)	9
Naam	Naam van de koper	Jan Jansens
Betaalmethode	Betaalmethode van de transactie	VISA
Uitbetalingsverrichtingen (herwaardering reserve en automatische incasso)
Verrichtingscode	Soort verrichting (zie de niet-transactionele 'Operation types' in de handleiding push report voor de mogelijke waarden)	NDDP
Brutobedrag	Leeg voor niet-transactionele details
Nettobedrag	Het bedrag van de verrichting + valuta	10 EUR
Details	De beschrijving van de verrichting	Direct debit

1.2 Configuratie

Bovenaan in het configuratiescherm ziet u de rubriek 'Elektronische rapporten' van uw account. De rubriek bevat vooraf geconfigureerde rapporten. Uitbetalingsrapporten worden verstuurd telkens wanneer de acquirer of ontvanger de betaling van het geld op uw bankrekening bevestigt.

U kunt de volgende rapporten activeren:

• Het 'Uitbetalingsrapport', dat alleen transactiegegevens bevat (transacties, terugbetalingen, chargebacks, chargebacks reversal).
• Het 'Uitbetalingsrapport inclusief niet-transactionele gegevens', dat zowel transactiegegevens (zie hiervoor) als niet-transactionele gegevens bevat ( installatiekosten account / dienst, maandelijkse / jaarlijkse kosten, uitbetalingskosten, bijkomende kosten voor terugbetalingen / chargebacks / autorisatie, herwaardering reserve en automatische incasso's).
  
  Als u vóór oktober 2014 push reports hebt geconfigureerd, zijn mogelijk nog de volgende oude versies van rapporten geconfigureerd:

• Uitbetalingsbevestigingen stuurt een dagelijks rapport met transacties waarvoor de acquirer de betaling bevestigde.
• Gereconcilieerde Betalingen stuurt een rapport met de gereconcilieerde betalingen van die dag (betalingen waarvoor u de reconciliatie uitvoerde). Die functie en dit rapport zijn per oktober 2014 stopgezet.
• Uitbetalingsreferentie (Viveum Collect) stuurt een rapport met het referentienummer in de gestructureerde mededeling van een betaling op uw bankafschrift.
  
  Opmerking: deze functie werkt alleen als de optie Push Reports in uw account geactiveerd is. Voor Viveum Collect-handelaars zijn standaard drie pushrapporten voor reconciliatie opgenomen.
  
  U kunt de bestandsstructuur bekijken in de Push Reports handleiding.

1.3 Downloaden

In het downloadscherm van de reconciliatiemodule kunt u twee soorten reconciliatierapporten downloaden:

• Het 'Uitbetalingsrapport' (Payout report), dat alleen transactiegegevens bevat (transacties, terugbetalingen, chargebacks, chargebacks reversal).
• Het 'Uitbetalingsrapport inclusief niet-transactionele gegevens' (Payout report including non-transactional data), dat zowel transactiegegevens (zie hiervoor) als niet-transactionele gegevens bevat (installatiekosten account / dienst, maandelijkse / jaarlijkse kosten, uitbetalingskosten, bijkomende kosten voor terugbetalingen / chargebacks / autorisatie).
  
  U kunt rapporten downloaden op basis van de uitbetalingsdatum (de datum waarop de acquirer / ontvanger de betaling van het bedrag op uw bankrekening heeft bevestigd) of de uitbetalingsreferentie (het nummer vermeld in de gestructureerde mededeling van een betaling op uw bankafschrift).
  
  U kunt ook kiezen in welk bestandsformaat u uw rapport wilt downloaden: 'csv' of 'txt'.
  
  De bestandsstructuur wordt beschreven in de Push Reports handleiding.

1.4 Geschil

De geschillenmodule toont de transacties in de geschillencyclus, met inbegrip van opvragingen, eerste en tweede chargeback, en nieuwe aanbieding.

De transacties zijn gegroepeerd volgens Acquirer Reference Number (ARN), dat geldt als unieke identificatie voor de chargeback-cyclus. U kunt opvragingen of chargebacks opzoeken met behulp van de boekingsdatum, de referentie van het kaartnummer, het kaartprogramma, de oorzaakcode of het referentienummer van de acquirer.

Naam	Inhoud	Voorbeeld
Begindatum van de boeking	De boekingsdatum van het geschil.	2014-10-16
Item type	Mogelijke waarden: Retrieval request: wanneer de uitgever informatie wil over een transactie die wordt aangerekend aan een van zijn kaarthouders. 1st chargeback: eerste chargeback van de uitgever. Representment: een nieuwe aanbieding van de transactie aan de uitgever. 2nd chargeback: tweede chargeback van de uitgever.	1st chargeback
Kaartnummer	Kaartnummer	************0143
ARN	Het Acquirer Reference Number (ARN) is identiek voor alle transacties in de geschillencyclus.	74008503273338307683984
Redencode	De oorzaakcode voor het geschil van het kaartprogramma (niet altijd ingevuld). Zie hier het deel over de oorzaakcodes hierna voor meer informatie.	83
Reden omschrijving	De beschrijving van de oorzaakcode voor het geschil van het kaartprogramma (niet altijd ingevuld).	Fraud-Card Absent Environment
Munt/Valuta	De valuta van de geschillenrekening van de acquirer waarop de transactie geboekt is.	EUR
Bedrag	Het bedrag van de transactie, uitgedrukt in de valuta van de rekening.	36.24
CCN	Het referentienummer van de uitgever (Chargeback Control Number/CCN) voor de transactie (niet altijd ingevuld).	941679
Oorspronkelijke boekingsdatum	De boekingsdatum van de oorspronkelijke aanbieding.	20130930
Oorspronkelijke transactiedatum	De transactiedatum van de oorspronkelijke aanbieding.	20130930
Transactietype	Het transactietype van de oorspronkelijke aanbieding.	Purchase
Merchant vereffend bedrag	Het met de handelaar afgerekende bedrag voor de oorspronkelijke aanbieding in de valuta van de handelaar (dus het op de rekening van de handelaar geboekte bedrag), voor aftrek van eventuele kosten.	36.24
Netwerk vereffend bedrag	De valuta en het bedrag afgerekend met het betaalnetwerk voor de aanbieding (dus het afgerekende interbancaire bedrag), voor aftrek van eventuele kosten.	36.24
Oorspronkelijk betaalstrookje	Het interne ticketnummer van de oorspronkelijke aanbieding.	33830768659
Item betaalstrookje	Het interne ticketnummer van de transactie (dus van de eerste chargeback, nieuwe aanbieding, enzovoort).	34135120814
Auth. code	De autorisatiecode van de oorspronkelijke aanbieding.	127309
Batchnummer	Het batchnummer aangeleverd door de indiener van de oorspronkelijke aanbieding.	OGV131001_01
Merchant DBA	De handelsnaam van de handelaar.	Viveum
Merchant transactieref.	Het referentienummer van de handelaar voor de transactie.	20604728
Invoermethode	Gegevensregistratiemethode van de transactie	eCommerce
Betaal ID	Uniek betalingsidentificatienummer Viveum	100633195

Na een zoekopdracht kunt u de weergegeven informatie ook downloaden als csv-bestand.

2. Status reconciliatie

Het veld "Recon. Stat." (Status reconciliatie), zichtbaar in het overzicht met transactiegegevens via Beheer transacties, geeft informatie over de financiële verwerking van de transactie.

Dit zijn de mogelijke statussen:

	Viveum Collect	Andere (niet Viveum Collect)
Betalingen	Transactie verwerkt Gestuurd voor verrekening Ontvangen door Ingenico Betaald door Ingenico	Transactie verwerkt Gestuurd naar acquirer Betaald door acquirer
Terugbetalingen	In afwachting van terugbetaling Terugbetaling verwerkt Terugbetaling geweigerd	In afwachting van terugbetaling Terugbetaling verwerkt Terugbetaling geweigerd
Overschrijvingen	Wachten op betaling Ontvangen door Ingenico Betaald door Ingenico Vervaltijd geïnitialiseerd Vervallen